秘书处管理制度

为了落实秘书处人员的岗位职责，进一步规范工作秩序，提高工作质量和效率，特制定如下管理制度:

一、行为准则

1、遵纪守法，廉洁奉公，诚实守信，内强素质，外塑形象，自觉提升安徽省新兴产业协会秘书处形象。

2、热爱本职工作，不断钻研业务知识，提高业务技能，以务实、高效、忠诚、敬业作为自己贯彻始终的信条。

3、维护安徽省新兴产业协会的利益，不得做出有损协会形象和利益的事情。

4、树立全局观念，倡导团队精神，分工合作，确保协会各项工作整体高效运行。

5、努力提高政治觉悟，保持思想纯洁端正，无不良行为。

二、办公秩序

1、共同营造一个有利于协会开展工作的良好氛围，随时保持办公室工作环境的整洁。

2、各部门的文件、资料要及时建档、归档，确保工作信息资料的完整，确保工作的连续性、稳定性。

3、要把上情下达、下情上报等信息传递作为重要工作，确保秘书处功能的最大发挥。

三、日常接待

1、要以热情的态度，谦虚的口吻接待来访者，公平、公正的接待每一位会员，力争会员有“家”的感觉。

2、对来秘书处办事的客人或会员，第一个见面接待的人要有一声“您好”，并负责带至所要找的部门或人员面前;客人或会员离开时要起立送行并道一声“慢走”。

3、对电话来访的人员，语气要谦和，对不能办或无法办的事情，尽量说明情况。可能情况下应帮忙提出解决问题的最佳途径和办法。

四、日常管理

    1、自觉按规定上下班(工作日上班时间:9:00-12:00;14:30-17:00)，不得无故迟到、早退，无故旷工。在充分体现协会秘书处人文关怀的基础上，严格考勤制度，原则上工作人员每月迟到或早退不能超过4次，迟到早退4次按扣发1个日工资。对经常迟到早退或全年无故旷工3次的予以解聘。

2、日常请假(因事、因病、因公)，应事前报告。因工作协调联系而外出，应事前向秘书长报告，事后应将外出工作情况主动向秘书长汇报。

3、个人分管的工作，应当在规定的时限内完成，对协会决定的事项及领导交办的事情要按时完成。未完成工作者，本人应说明原因，对由于工作责任心或本人疏漏未完成工作的当事人应作出检讨，秘书处作出考核记载。

4、建立差错责任追究制。因作风拖拉、办事不力、推诿扯皮、粗心大意、不认真履行本职职责、不负责任的，自查自纠后仍无明显效果的，点名通报批评，限期整改，造成重大失误，对协会造成较大负面影响的予以解聘。

5、建立考核评议制。对年终考核不合格或评议不称职的，调离岗位或劝其离职。

五、协会秘书处人员规范服务用语

1、服务对象交谈时应口齿清楚、条理清晰、言简意赅、用语文明、提倡讲普通话；接待服务对象或接听电话时，如对方讲普通话时，必须使用普通话服务。

2、接听服务对象电话时首先使用“您好，这里是安徽省新兴产业协会秘书处，请讲”通报自己的姓名，并视具体情况使用“您有什么事？”、“我能转达吗？”、请稍等一下、“请您再说一遍”等文明用语；不准使用“他（她）调走了（没在这里了），我们不晓得他（她）的联系方式，你自己去找（自己打114去查）”类似语言，遇到问询已不在协会秘书处工作的同志，如是公事按现行工作分工安排受理，禁止强行中断或挂断电话。

3、接待服务对象时应使用“您好！请进”，“请问您要办什么事情”，“请您到X号房间XX部门或人办理（必须指明准确位置）”。不准使用“我不知道，你去问XX，”，“有牌子，自己看”，“下班了，明天再来”，“在那边”，“到那边去”，“在底下”，“进来”类似语言；服务对象要求找会领导的，应视其情况告知相关会领导的联系方式，并及时向相关会领导汇报。

4、为服务对象办理业务时应使用“请稍等”，“请您听我详细解释一下好吗？”，“您的事已经办好了，请核对”，“请您保管好您的资料”；遇到不能办理的业务应向服务对象讲明原因，暂时不能办理的应告之“请您X月X日再来”、“请您留下您的联系方式，具体时间我们另行通知”等文明语言。

5、服务对象办完业务离开时应使用“请慢走”，“再见”，“欢迎下次再来”，“有什么问题，随时欢迎与我们联系（或请打电话XX）”，“希望有机会再为您服务”等文明用语。不准使用“快点走，我还有事情”类似不文明用语，或推攘服务对象出门和服务对象刚要出门马上就关门的不文明举动。

6、仪容仪表要求应穿戴整洁，朴素大方，仪表端庄。夏季男士不准穿汗背心、短裤、拖鞋上岗，女士不准着超短裙、吊带衫上岗。

7、举止行为要求实行微笑热情服务：面对服务对象时应面带微笑，自然真诚。实行有声服务：服务对象来时有迎声，离开有送声。要做到“五个一样”：受理、咨询一样热情；生人、熟人一样和气；会员、非会员一样尊重；忙时、闲时一样耐心；来早、来晚一样接待。工作时间禁止大声喧哗、嬉闹，禁止工作时间在办公场所打扑克、下棋及其他娱乐活动，禁止在电脑上玩游戏。

六、本规定自会长会议审议通过之日起执行。

七、本规定解释权属本协会秘书处。