安徽省新兴产业协会档案管理制度

1 目的

为加强协会档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为协会发展服务，特制定本制度。

2 范围

适用于协会全体员工

3 细则

3.1 协会档案：是指协会从事管理以及其他各项活动直接形成的对协会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.2 档案的管理

3.2.1 秘书处作为集团档案的归口部门，全面负责档案的管理、归档、保管，设专人管理档案。

3.2.2 文件材料的收集由各经办人员负责整理，交秘书长审阅后由档案管理员归档。

3.2.3 一项活动由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交秘书处备案收集。

3.3 归档范围

3.3.1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

3.3.2 协会对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3.3.3 协会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

3.3.4 协会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

3.3.5 协会职工劳动、升职、福利方面的文件材料。

3.3.6 协会的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

3.3.7 协会会员企业相关材料。

3.3.8 协会资产、财务报表等财务资料

3.4 归档要求

3.4.1 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

3.4.2 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3.4.3 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

3.4.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

3.4.5 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

3.4.6 案卷封面，应逐项按规定用黑色水笔书写归档记录，字迹要工整、清晰。

3.4.7 档案经过系统排列后，放在坚固、清洁、干燥的档案柜内。

3.5 归档时间

3.5.1 在各项工作中形成的具有价值的文件、资料、材料由工作完成后或告一段落时，将应归档的文件材料由秘书长审定后，向秘书处归档。

3.5.2 对使用频率较高，某项工作未完成的档案资料，可由使用部门暂时保管，但必须先到秘书处备案。

3.6 档案保存期限

3.6.1 协会档案分为5年保存、5年保存和永久保存。

A 5年保存：

a 期满或解除之合约；

b 一般性文件；

c 其他经核定保存5年的文书；

d 离职员工档案。

B 10年保存：

a 预算、决算书类；

b 会计凭证；

c 企业计划资料；

d 其他经核定须保存10年的资料。

C 永久保存

a 协会章程；

b 协会简介；

c 会员名簿；

d 协会规章制度；

e 组织规程及办事细则；

f 会议及活动记录；

g 财务报表；

h 政府机关核准文件；

i 不动产所有权状及其他债权凭证；

j 工程设计图；

k 其他经核定须永久保存的文书。

3.7 档案的借阅

3.7.1 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者须填写《借阅单》，由秘书处批准后，方可借阅，其中保密文件的借阅要由秘书长以上签字批准。

3.7.2 档案外借的最长期限为10个工作日（特殊情况需经副总经理以上批准可适当延长期限）；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报秘书长处理。

3.8 档案管理人员职责

3.8.1 按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

3.8.2 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3.8.3 应遵纪守法、忠于职守，严守保密，努力维护公司档案的完整与安全。

3.8.4 定期检查归档文件，如发现可疑情况或发生意外事故，及时向秘书长汇报。

3.9 借阅人保管要求

3.9.1 借用档案的人员，应严格遵守保密制度，对所借的档案要保障其安全性，不得泄密。

3.9.2 借用档案的人员对档案要妥善保管，不得遗失、损坏。

3.9.3 严禁在档案文件上填注、涂沫、改字、加字、圈点、划杠、翻印、抽取、拆散。

3.9.4 档案不得转借或擅自带离公司。

3.9.5 借用档案人员因公出差、请假的，要将所借的档案归还，不得积压。

3.9.6 调动工作时，必须将所借的档案全部归还，不得带走。

3.9.7 借用的档案，归还时必须当面点收、注销。如有遗失必须及时报告，不得借故拖延。

3.9.8 绝密档案不得复制、抄录；不得外借于第三方。

3.10 档案的销毁

3.10.1 协会任何个人或部门未经允许不得擅自销毁协会档案资料。

3.10.2 当某些档案到了销毁期限时，由档案管理员填写《档案销毁审批表》交会长审核批准后执行。

3.10.3 凡属于密级的档案资料必须由会长批准方可销毁；一般的档案资料，由秘书长批准后方可销毁。

3.10.4 经批准销毁的协会档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表需永久保存。

3.10.5 在销毁协会档案资料时，必须由秘书长或指定专人监督销毁。

4 本制度由安徽省新兴产业协会秘书处负责解释。自批准发布之日起实行。